Mỗi tờ khai nhập khẩu chính thức vào Mỹ đều ghi tên một người nhập khẩu đứng tên (Importer of Record – IOR): bên khai báo hàng với Hải quan và Bảo vệ Biên giới Mỹ (CBP) và chịu trách nhiệm pháp lý về tờ khai đó. Hàng hóa đi từ nhà máy đến kho, còn tên IOR thì gắn với hồ sơ hải quan nhiều năm sau.
Bài này giải thích bản chất vai trò IOR. Những thay đổi với IOR nước ngoài năm 2026 được trình bày trong bài DDP và quy định IOR 2026.
Ai được phép làm người nhập khẩu đứng tên
Luật hải quan Mỹ chỉ cho phép ba loại chủ thể làm IOR: chủ sở hữu hàng hóa, người mua, hoặc đại lý hải quan được cấp phép do chủ hàng, người mua hoặc người nhận chỉ định. Trên thực tế:
- công ty hoặc cá nhân tại Mỹ mua hàng;
- doanh nghiệp nước ngoài vẫn là chủ hàng khi hàng đến Mỹ (nhà nhập khẩu không cư trú) — cách phần lớn giao dịch DDP vận hành;
- đại lý hải quan đứng tên IOR — ít gặp, vì đại lý phải gánh trách nhiệm.
Một forwarder không sở hữu cũng không mua hàng thì không mặc nhiên là IOR hợp lệ. Các đơn vị quảng cáo "dịch vụ IOR" thường thu xếp qua một pháp nhân tại Mỹ đứng ra nhận quyền sở hữu, hoặc dùng chính đăng ký nhà nhập khẩu không cư trú của người bán.
Mã IOR
| Loại nhà nhập khẩu | Mã IOR sử dụng |
|---|---|
| Doanh nghiệp Mỹ | Mã số thuế EIN do IRS cấp |
| Cá nhân tại Mỹ | Số an sinh xã hội |
| Doanh nghiệp, cá nhân nước ngoài không có EIN | Mã do CBP cấp, đăng ký bằng mẫu CBP 5106 |
Mẫu 5106 cũng ghi tên, địa chỉ và liên hệ của nhà nhập khẩu. Hồ sơ này phải chính xác: CBP hiện hủy các mã có dữ liệu sai (xem cập nhật 2026).
Ba giấy tờ IOR nào cũng cần
- Hồ sơ định danh nhà nhập khẩu — EIN hoặc đăng ký mẫu 5106.
- Giấy ủy quyền hải quan cho đại lý hải quan Mỹ khai tờ khai (mẫu CBP 5291 hoặc mẫu ủy quyền của đại lý).
- Customs bond — bond một lần cho từng tờ khai, hoặc bond liên tục cho mọi tờ khai trong một năm. Bond liên tục tối thiểu 50.000 USD hoặc 10% tổng thuế, phí đã nộp trong 12 tháng trước, lấy mức cao hơn. Xem bond một lần hay liên tục.
Doanh nghiệp không cư trú còn phải chỉ định một đại diện thường trú tại Mỹ được nhận văn bản tố tụng liên quan đến CBP.
IOR, người nhận hàng, người nhận cuối cùng: không giống nhau
| Vai trò | Ý nghĩa | Ví dụ khi bán DDP vào kho Amazon |
|---|---|---|
| Người nhập khẩu đứng tên (IOR) | Khai báo hàng và chịu thuế | Người bán Việt Nam (IOR không cư trú) |
| Consignee trên vận đơn | Bên hãng vận chuyển giao hàng | Thường là đại lý hải quan hoặc đại lý giao hàng tại Mỹ |
| Ultimate consignee | Bên nhận hàng cuối cùng tại Mỹ | Địa chỉ kho fulfillment của Amazon |
| Notify party | Bên được báo khi hàng đến | Đại lý hải quan hoặc đơn vị trucking |
Amazon chỉ là địa chỉ giao hàng, không bao giờ là IOR — xem giao hàng DDP vào kho Amazon.
IOR chịu trách nhiệm gì — và trong bao lâu
- Cẩn trọng hợp lý khi khai mã phân loại, trị giá và xuất xứ — xem trị giá hải quan Mỹ.
- Thuế, phí và tiền ký quỹ AD/CVD, kể cả phần truy thu khi tờ khai được quyết toán (liquidation) — thường khoảng 314 ngày sau ngày nhập, có thể lâu hơn nếu bị gia hạn hoặc tạm dừng.
- Quy định của cơ quan chuyên ngành như FDA, CPSC, EPA/TSCA hay khai báo Lacey Act.
- Lưu hồ sơ 5 năm kể từ ngày nhập khẩu, xuất trình khi CBP yêu cầu.
- Tiền phạt do khai sai hoặc thiếu cẩn trọng, có thể bị xử lý nhiều năm sau khi hàng đã bán.
Vì vậy việc ai làm IOR phải nằm trong hợp đồng mua bán, không chỉ trong chỉ dẫn giao hàng: bên đứng tên IOR vẫn gánh rủi ro sau khi cước đã thanh toán xong.
Ai nên làm IOR: bảng chọn nhanh
| Tình huống | IOR thường là | Điều kiện giao hàng |
|---|---|---|
| Người mua Mỹ có đại lý hải quan và bond riêng | Người mua | FOB / CIF / DAP |
| Khách Mỹ nhỏ, hàng mẫu, người bán Amazon chưa có pháp nhân Mỹ | Người bán, làm IOR không cư trú | DDP |
| Người bán không đáp ứng yêu cầu tài sản hoặc bond tại Mỹ | Người mua hoặc nhà phân phối Mỹ | DAP, kèm dịch vụ giao hàng |
| Hàng chịu AD/CVD hoặc Section 232 | Bên chứng minh xuất xứ tốt nhất và chịu được tiền ký quỹ | Thỏa thuận rõ trong hợp đồng |
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp Việt Nam, Campuchia có làm IOR tại Mỹ được không?
Được, với tư cách nhà nhập khẩu không cư trú: có mã do CBP cấp, đại lý hải quan Mỹ, bond và đại diện thường trú. Từ năm 2026 còn phải đáp ứng yêu cầu tài sản hoặc bond đối với IOR nước ngoài.
IOR có phải là người mua không?
Với FOB, CIF, DAP thì thường là người mua. Với DDP, người bán thường là IOR dù người mua là bên nhận hàng.
Có đổi IOR sau khi hàng đã đi được không?
Chỉ đổi được trước khi nộp tờ khai, và chỉ sang bên đủ điều kiện làm IOR. Nên chốt trước khi đặt chỗ.
Đi DDU / DAP có cần IOR không?
Có. Tờ khai chính thức nào cũng cần IOR; với DAP thì đó là người mua. Xem vận chuyển DDU / DAP.
Nguồn chính thức
- 19 CFR 101.1 — định nghĩa người nhập khẩu đứng tên; 19 USC 1484 — ai được khai nhập khẩu
- 19 CFR 141.18 — đại diện thường trú của doanh nghiệp không cư trú
- Mẫu CBP 5106 và mẫu CBP 5291 (cbp.gov/document/forms)
- 19 CFR Part 113 — customs bond; 19 CFR Part 163 — lưu trữ hồ sơ